L'admin inserisce il tuo nome, cognome, email aziendale, ruolo e reparto nel sistema. Da quel momento esisti nel CRM, ma non puoi ancora entrare: prima ti serve impostare la password.

All'indirizzo email aziendale ricevi un messaggio di benvenuto da MSCompany CRM. Contiene un link sicuro per impostare la password — il link è valido per un tempo limitato (di solito 24-48 ore), quindi cliccalo appena puoi.

Da ora in poi accedi col tuo indirizzo email aziendale e la password che hai scelto. Il login resta attivo per giorni: se chiudi e riapri il browser, in genere sei già dentro.

Nella schermata di login c'è il link "Password dimenticata?". Inserisci la tua email aziendale e ti arriva un nuovo messaggio con il link per reimpostarla — funziona allo stesso modo del primo invito.

In alto, sotto il titolo, ci sono delle linguette per accedere alle aree personali:

• Mia Area — la dashboard principale (quella che vedi all'apertura).
• Calendario personale — il tuo calendario con scadenze e ferie (cap. 11).
• Note personali — il tuo blocco note privato (cap. 9).
• Richieste — ferie, ROL, smart, malattia, ecc. (cap. 13).
• Rimborsi — note spese, km, viaggi (cap. 14).
• Buste paga — i PDF caricati dall'admin.
• Documenti — contratti, accordi firmati.
• Sicurezza — cambia password e gestisci sessioni.

Clicca su qualsiasi card di una task. A destra (o a tutto schermo, su telefono) si apre il drawer coi dettagli completi:

• Info — cliente, reparto, priorità, scadenza, stato, descrizione, assegnatari.
• Brief — testo libero coi dettagli operativi della task. Supporta formattazione, colori, checkbox e mention (cap. 10).
• Commenti — discussione tra te e gli altri assegnatari.
• File — allegati su Dropbox.
• Log — cronologia: chi ha modificato cosa e quando.

Quando devi modificare in blocco più task — assegnatari, scadenza, priorità, stato — non serve aprirle una a una. La selezione multipla ti permette di sceglierle e modificarle insieme.

Quando la selezione è attiva vedi un contatore in alto ("3 task selezionate") con i bottoni Modifica in blocco e Annulla. Ogni card selezionata ha bordo verde + spunta.

• Assegnatari — sostituisci o aggiungi persone su tutte le task selezionate.
• Scadenza — sposta tutte alla stessa nuova data.
• Priorità — alta / media / bassa applicata in massa.
• Stato — Da fare / In corso / Done in massa.
• Reparto — utile se serve riassegnare ad un altro team.

Per uscire dalla modalità selezione: bottone Annulla, oppure ESC da tastiera.

In cima alla vista hai la toolbar:

• Filtro reparto — mostra solo task del tuo reparto (Grafici, SMM, ADV, ecc.).
• Cerca — digita parte del titolo o del cliente per filtrare in tempo reale.
• Ordinamento — manuale, per scadenza, per priorità.
• Assegnate da me — PM/admin: toggle che mostra le task che hai delegato ad altri.

Bottone rosso + Nuova Task in alto a destra:

La vista di apertura di "Le mie task". Ti mostra i clienti come card, ognuno con il numero di task aperte / in corso / done. Ottima per avere il quadro generale e capire chi ha bisogno di attenzione.

Tutte le tue task di tutti i clienti, divise in tre colonne: Da Fare, In Corso, Done. Le card sono spostabili a vista (drag & drop). Sopra trovi un selettore per cambiare reparto, cercare, ordinare.

Tabella semplice ordinata per scadenza, ottima per fare il punto rapidamente o stamparsi un elenco. Stesse task del kanban ma in formato compatto.

Le task sono disposte sul calendario al giorno della scadenza. Ottimo per pianificare la settimana.

Le task completate appaiono de-opacizzate e barrate sul giorno in cui erano in scadenza, così vedi sia cosa hai fatto sia cosa rimane da fare. Puoi nasconderle dal toggle "Mostra completate" se preferisci una vista più pulita.

Sopra la lista hai un toggle Assegnate da me. Quando attivo, "Le mie task" si trasforma in "le task che tu hai creato e affidato ad altri". È perfetto per sapere a colpo d'occhio cosa hai delegato e a chi, senza confonderlo con quello che devi fare tu in prima persona.

Sul kanban una Task List ha un aspetto distintivo: bordo viola, sfondo leggermente colorato, effetto "pila di card sovrapposte" e un'icona 📋 con il numero di task interne accanto al titolo.

Lo stato della "scatola" dipende dalle task interne:

• Tutte da fare → colonna Da Fare.
• Almeno una in corso → colonna In Corso.
• Tutte completate → colonna Done, card de-opacizzata e barrata. Stessa formattazione delle task done singole.

Quando entri nella vista dedicata di una Task List, sopra il kanban interno trovi una toolbar per organizzare le task della list senza dover aprire ognuna.

• Manuale (default) — ordine di inserimento, le più recenti in basso.
• Scadenza — dalla più vicina alla più lontana. Le task senza scadenza finiscono in fondo.
• Priorità — alta → media → bassa. A parità di priorità, secondaria per scadenza.

Se la Task List contiene task di reparti diversi (tipico nei CED: SMM + Editor Video + Grafici), compaiono pillole per filtrare. Click su un reparto e vedi solo le sue task. Click su Tutti per tornare alla vista completa.

I filtri si resettano quando esci dalla Task List, così non porti involontariamente filtri da una list all'altra.

Cliccando la card "pila" entri nella vista dedicata: kanban interno con solo le task di quella lista, brief della list (rich-text condiviso), commenti, file. Per tornare alla vista precedente clicca la freccia ← in alto.

Anche dentro la TL puoi menzionare task, clienti e colleghi nel brief (cap. 10).

Bottone gradient viola/rosa "Carica CED" nella toolbar del kanban del cliente: vai in Clienti → seleziona il cliente → kanban. Il bottone è in alto a destra, accanto a + Task List e + Task.

Visibile a admin, PM e dipendenti SMM. Chi non ha il permesso non vede il bottone — il caricamento del CED è una responsabilità SMM/PM, non del singolo grafico o videomaker.

• Una Task List viene creata con titolo "CED [Cliente] — [Mese] [Anno]", assegnatari videomaker + grafico, scadenza fine mese.
• Una task per post viene creata dentro la list. Il ruolo determina chi è l'assegnatario: REEL/VIDEO → Editor Video, POST/CAROSELLO/STORY → Grafici.
• Il PDF originale resta consultabile dalla Task List: bottone 📄 Visualizza CED PDF che apre il documento in overlay.
• L'immagine di anteprima di ogni post (estratta dal PDF) viene inclusa nel brief della task così l'editor video o il grafico vede subito visivamente cosa deve produrre.
• I link alle immagini restano validi 30 giorni e si rinnovano automaticamente all'apertura della task. Se vedi un'immagine rotta, basta richiudere e riaprire la task.

L'algoritmo è robusto ma non magico: legge meglio i PDF che seguono una struttura coerente. Queste sono le regole per evitare errori di lettura.

• Date sempre nel formato DD/MM (es. 04/05, non 04-05, non 4 maggio, non solo 4).
• Una riga per ogni post, senza fondere celle né lasciare righe vuote tra i post.
• Tre post per pagina-settimana (lunedì, mercoledì, venerdì è lo standard). Il sistema gestisce anche 2 o 4 post, ma evita più di 5.
• Topic chiaro e standard: REEL, POST SINGOLO, CAROSELLO, STORY, POST SINGOLO + STORY, REEL VIDEO 1, REEL VIDEO 2. Sono i pattern che il sistema riconosce per assegnare al ruolo giusto.
• Caption e hashtag nella stessa cella, gli hashtag in fondo alla caption, ognuno con # attaccato (es. #talea).
• Pagina-copertina iniziale con titolo "CED MENSILE", nome cliente e mese. Aiuta a identificare il documento ma non viene parsata.

Anche con un CED costruito al 100% bene può capitare che 1-2 post abbiano caption miscelate o topic incompleto. Soluzioni:

1. Lo step 3 (anteprima) è editabile: clicca sul testo che vuoi correggere, lo modifichi prima di confermare. Velocissimo.
2. Deseleziona i post che hanno troppi errori e ricarica solo quelli mancanti.
3. Se un intero CED non viene letto (0 post estratti), probabilmente il PDF ha una struttura che si discosta troppo dal template. Controlla i nomi delle colonne nel PDF e adattali allo standard, poi riesporta.
4. Segnala il caso al PM con il file PDF: alcuni edge case si possono risolvere lato sviluppo.

Se hai caricato un CED per errore o vuoi rifarlo, basta eliminare la Task List generata: vai dentro la Task List → menu modifiche → Elimina. Vengono cancellate la list, tutte le task interne e l'allegato PDF dallo storage. Tornerai automaticamente al kanban del cliente di partenza.

Cliccando un cliente si apre la sua scheda completa:

• Anagrafica — ragione sociale, P.IVA, indirizzo, contatti.
• Referenti — le persone con cui parli da parte del cliente.
• Progetti — i progetti aperti, ognuno con il suo contratto, allegati, scadenze.
• Task — kanban di tutte le task del cliente. Linguetta in alto per passare a vista lista.
• File — cartella Dropbox del cliente.
• Note — appunti condivisi sul cliente, visibili a tutto il team.

Barra di ricerca in cima alla lista. Digita parte del nome o la P.IVA — la lista si filtra in tempo reale.

Bottone + Nuovo Cliente in alto. Compila almeno: ragione sociale, P.IVA, email di riferimento. Tutto il resto puoi aggiungerlo dopo.

Mia Area → linguetta Note personali. Su telefono: Altro nella barra in basso → Note personali.

L'interfaccia ha due aree:

• Sidebar a sinistra — elenco delle tue note. Bottone + per crearne una nuova, barra di ricerca, e i tag che hai usato.
• Editor a destra — l'area di scrittura della nota selezionata.

Niente bottone "Salva". Il sistema salva da solo dopo ogni modifica. In alto a destra dell'editor c'è un'indicazione: gialla "Salvataggio…" mentre scrive, verde "Salvato" quando ha finito.

• Per testo — barra in cima alla sidebar: cerca dentro titolo e contenuto di tutte le note.
• Per tag — sotto la barra di ricerca compaiono i tag che hai usato; cliccane uno per filtrare.

Apri la nota → bottone 🗑 Elimina in alto a destra dell'editor → conferma. Attenzione: l'eliminazione è definitiva, al momento non c'è cestino di recupero.

Posiziona il cursore subito dopo la pillola e premi Backspace. Si cancella in un colpo solo (non lettera per lettera).

• Task — al giorno della scadenza, colorate per priorità.
• Ferie / smart / ROL — i tuoi giorni approvati dall'admin.
• Eventi Sala Pose — shooting in cui sei coinvolto.
• Task completate — visibili sul giorno in cui erano in scadenza, ma de-opacizzate e barrate per distinguerle dalle aperte.

• Frecce ← → per cambiare mese.
• Bottone Oggi per tornare al mese corrente.
• Click su un giorno per il dettaglio degli eventi/task di quel giorno.

Ogni giorno, quando inizi a lavorare, vai in Mia Area → Timbra. Su telefono usa il pulsante centrale rosso nella barra in basso — è l'azione più rapida.

Oltre alla timbratura "presente in ufficio", il calendario presenze può mostrare anche:

In Mia Area hai un riepilogo del mese: giorni presenti, ferie godute, malattia, ROL residuo. Per il calendario completo entra in Calendario personale.

• Ferie — uno o più giorni interi, decurtati dal monte ferie.
• ROL — recupero ore. Anche solo qualche ora (es. 2h per visita medica).
• Permesso — assenza retribuita per motivi personali.
• Malattia — con certificato medico.
• Smart Working — giornata da casa.
• Fuori Sede — riunioni o trasferte esterne.
• Straordinario — ore in più, da approvare a posteriori.

• In attesa — non ancora valutata.
• Approvata — l'assenza appare nel tuo calendario presenze.
• Rifiutata — ricevi notifica con motivazione.

In topbar a destra c'è un'icona campanella. Quando ha un pallino rosso, hai notifiche da leggere. Cliccando si apre il pannello con:

• Task appena assegnate a te
• Commenti su task che ti riguardano
• Risposte dell'admin alle tue richieste HR
• Eventi Sala Pose che ti coinvolgono
• Aggiornamenti generali aziendali

Sempre in topbar, accanto alla campanella, un badge rosso "X critiche": numero di task urgenti (in scadenza oggi/domani o già scadute). Cliccabile per andare direttamente all'elenco filtrato.

Apri una task → linguetta Commenti: è una mini-chat dedicata a quella singola task. Tutti gli assegnatari ricevono notifica dei nuovi commenti.

Eventi importanti (nuova task, ferie approvate/rifiutate, ecc.) arrivano anche via email all'indirizzo aziendale. Se vuoi disattivarle, parla con l'admin.

Per amministratori e PM: la Chat Monitor (menu laterale) è un'area di monitoraggio centralizzato di tutte le conversazioni del team con i clienti (es. WhatsApp Business, email aziendali). Da qui si vede tutto in un solo posto.

Click sull'evento per aprire il dettaglio. Da qui puoi modificare gli affidatari, cambiare l'orario, aggiungere note. Le modifiche sono tracciate nel log: l'admin può vedere chi ha cambiato cosa e quando.

• Scuro (default) — sfondo nero, riposante per gli occhi.
• Chiaro — sfondo bianco, ottimo con luce naturale.

Tre opzioni: piccolo, medio (default), grande. Utile se gli occhi si stancano o se hai uno schermo grande.

Puoi scegliere un colore tra quelli predefiniti per la barra superiore. Solo estetica, nessun effetto sul funzionamento.

Foto, telefono, indirizzo, contatti emergenza. Tieni aggiornato per il commercialista e per le emergenze.

• Cambia password — almeno ogni 6 mesi è buona prassi.
• Sessioni attive — vedi da dove sei loggato (computer, telefono, ecc.) e disconnetti quelle che non riconosci.

Su mobile il menu laterale viene sostituito da una barra fissa in basso con 5 icone:

Tocca Altro → Note personali. La sidebar e l'editor si adattano allo schermo: tocchi una nota nella lista per aprirla, e usi la freccia indietro per tornare all'elenco.

I dipendenti hanno solo "Le mie task". PM e Admin hanno anche la Task Board: vista trasversale di tutte le task, di tutti i clienti, di tutto il team. Si filtra per cliente, per dipendente, per reparto, per stato.

HR & Richieste nel menu laterale → vedi tutte le richieste in attesa. Per ognuna: approva, rifiuta (con motivazione), modifica.

Le richieste di rimborso si valutano nello stesso pannello.

Presenze team: tabellone mensile con tutti i dipendenti riga per riga, ogni cella un giorno. Vedi a colpo d'occhio chi è in ferie, chi malato, chi smart.

I PM vedono in sola lettura. Admin e Finance possono cliccare una cella per inserire stati manualmente (es. assenza ingiustificata da regolarizzare).

In Presenze team, bottone verde "Stampa foglio mese". Si apre una finestra col foglio del commercialista già pronto. In alto trovi tre bottoni:

• 📥 Scarica PDF — genera un file PDF e lo scarica.
• 🖨 Stampa — apre la stampa nativa del browser.
• ✕ Chiudi — chiude la finestra.

Il foglio contiene per ogni dipendente: tutti i giorni del mese coi rispettivi stati (P / SW / FS / F / M / PE / R / A), straordinari con ore precise, totali, e anche il totale rimborsi € approvati nel mese.

Collaboratori nel menu: gestisci freelance e fornitori esterni. Per ognuno scegli a quali clienti hanno accesso (whitelist). Loro vedono solo i clienti consentiti, niente HR né presenze, niente accesso al team interno.

Buste Paga: carica i PDF delle buste e assegnali ai dipendenti. Ogni dipendente li vedrà in Mia Area → Buste paga.

Stessa cosa per Documenti: contratti, lettere di assunzione, accordi smart working firmati.

Non riesco ad accedere, mi dice "credenziali errate".

Controlla che la mail sia esattamente quella aziendale (no errori di battitura). Se ancora non va, usa "Password dimenticata?" per reimpostarla.

Posso usare lo stesso account su computer e telefono?

Sì, senza limiti. I dati e le notifiche si sincronizzano in tempo reale.

Ho cambiato email aziendale, cosa devo fare?

Avvisa l'admin: aggiorna lui dal pannello dipendenti. La password resta la stessa.

Non ho mai ricevuto l'email di invito.

Controlla la cartella spam. Se non la trovi, scrivi all'admin: può reinviarla con un click.

Ho completato una task per sbaglio.

Aprila e clicca ↩ Riapri: torna in "Da Fare".

Una task creata da poco non si vede.

Controlla i filtri (reparto, ricerca attiva). Refreshare la pagina può aiutare.

Posso assegnare una task a più persone?

Sì, in fase di creazione/modifica scegli più dipendenti dall'elenco assegnatari.

Mi serve una task quasi identica a un'altra.

Apri quella che vuoi clonare e clicca Duplica. Avrai una nuova task pre-compilata coi dati dell'originale, modifica quello che ti serve e salva.

Ho cancellato una nota per errore.

Al momento non c'è cestino: l'eliminazione è definitiva. Quando in dubbio, archivia (togli il pin) invece di eliminare.

Le note funzionano offline?

No, serve connessione. Se sei offline, scrivi pure: il salvataggio attenderà la connessione.

Posso condividere una nota?

Le note personali sono per definizione private. Se vuoi condividere usa il brief di una task o le "Note cliente" condivise.

Il mio residuo ferie è sbagliato.

Avvisa subito l'admin con uno screenshot: può correggerlo manualmente.

Ho dimenticato di timbrare l'uscita di ieri.

Scrivi all'admin (chat o email): inserirà la timbratura manualmente.

Posso modificare una richiesta HR già inviata?

Solo se è ancora "in attesa". Se già approvata o rifiutata, contatta l'admin.

Sul telefono non vedo "Note personali".

È nel menu Altro (icona ⋯ in basso a destra). Se non c'è, chiedi all'admin di abilitarla per il tuo ruolo.

Mi chiede sempre il login.

Probabilmente hai cookies/cronologia disattivati. Aggiungi il sito alla home (vedi capitolo 1) per avere una sessione persistente.

Qualcosa non funziona, a chi mi rivolgo?

Per problemi di login, ferie sbagliate, accessi mancanti → admin. Per bug del sistema → segnala con uno screenshot allo sviluppatore tramite l'admin.

Quanto spesso viene aggiornato il CRM?

Continuamente. Le nuove funzioni vengono rilasciate appena pronte e questa guida viene aggiornata di conseguenza.